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GUNTREF Sistema de Gestión de la Comunicación UNTREF
Está está basado en la lógica operativa de mesadenoticias@untref.edu.ar, pero su finalidad es sistematizar todo el proceso desde el requerimiento hasta su finalización, teniendo conocimiento y seguimiento de las etapas de producción que intervienen.
Usuarios Cliente
1_ Registro en el sistema
Para poder realizar trámites debe registrarse en:
http://guntrefdev.dev.untrefswap.xyz/register
2_ Ingreso al sistema
http://guntrefdev.dev.untrefswap.xyz/login
3_ Cambio de contraseña
Para cambiar al contraseña, tiene que seleccionar el nombre de usuario en la esquina superior derecha de la pantalla, e ingresar en la opción “Panel de Usuario”, o bien acceder directamente a este link http://guntrefdev.dev.untrefswap.xyz/cambiarPass
4_ Creación de Perfil
Por cuestiones de validación y optimización de los recursos de la universidad, para poder generar tareas es necesario generar un Perfil. Un perfil se puede registrar por cualquier usuario pero deben registrarse bajo el nombre y mail de los directores, coordinadores o responsables de área o unidad académica de la universidad.
5_ Creación de Tareas
Al ingresar al sistema, tenemos en pantalla un botón “Crear Tarea”. Si se clickea nos envía a la vista de creación de tareas que presenta diferentes opciones según el requerimiento que se tenga.
Mesa de noticias, es para solicitar difusión a través de las herramientas de comunicación que posee la UNTREF. El formulario es igual al que se enviaba anteriormente por mail, pero ahora se ingresa directamente al sistema. Tiene campos obligatorios a completar para ser aceptada la información.
Actualización WEB, es para modificar, subir o bajar contenidos en los distintos sitios de la UNTREF. Es necesario enviar la url del sitio o página a modificar.
Gestión de email institucional, es para todo lo relacionado a las cuentas @untref.edu.ar, altas, bajas, reseteos de clave e inconvenientes con las cuentas.
Otros, está destinado a otras tareas que no se encuentran incluidas en las opciones anteriores pero deben ser gestionadas a través de las vías institucionales.
Para generar tareas es necesario contar con un perfil (Ver punto 4). En caso de no tenerlo generado, al hacer click en una de las opciones de tareas, reenvía a la vista de creación de perfil.
6_ Seguimiento de tareas
Una vez que una tarea fue creada, se puede conocer el estado en que se encuentra la misma al reingresar al sistema, o desde la opción “Ver Tareas”
del menú “Tareas”.
Al ingresar en el listado de tareas generadas, además de ver el estado de la tarea, también es posible tener interacción con la gestión de comunicación mediante comentarios en la tarea.
Usuarios de gestión y operación interna
Línea de producción
Las distintas tareas que se realizan para los requerimientos de comunicación y difusión se categorizaron en unidades funcionales (como equipos de trabajos con campos de acción específicos) para su óptima traducción a la lógica de sistema.
7_ Panel de tareas
Todas las tareas que los clientes carguen al sistema aparecen en esa página. Al acceder se muestran listadas las que están en la unidad funcional que actúa como mesa de entradas (ingreso), para ser evaluadas, aprobadas o rechazadas y ser enviadas a la siguiente unidad dentro de la línea de producción según corresponda al pedido.
En esta vista se puede ver la línea completa de unidades funcionales que participan de la producción de contenidos y piezas de comunicación. Las tareas que el cliente genera, activan automáticamente líneas de producción específicas según el pedido (Por ejemplo un pedido de mesa de noticias genera automáticamente tareas de mailing, redes y web), para optimizar el flujo y resolución del requerimiento.
Al clickear en una unidad funcional, se puede ver las tareas que se están trabajando ahí.
8_ Creación de tareas
Las tareas que genera un usuario interno de GUNTREF son complementarias a tareas generadas por un cliente. Por ejemplo si se agrega una pieza a la difusión de un evento, el cliente lo comunica en la tarea que ya generó, mediante un comentario, pero internamente la unidad funcional Ingreso, crea una tarea relacionada a la tarea original, en la que incluye este agregado y lo categoriza para que entre en la línea de producción.
El proceso es, ingresar en la pestaña de la unidad funcional y hacer click en la opción “Crear Tarea”. En el formulario que se muestra, pide el perfil del cliente (Para filtrar la cantidad de resultados) y luego muestra en un selector, todas las tareas generadas por ese perfil, para asociar la nueva tarea, con la que corresponda. Luego elige la categoría a la que corresponde la tarea para que arme la línea de producción automática.
Si debe generar una tarea como área o unidad académica de la universidad, debe generar un perfil con los datos del responsable y cargar el requerimiento como lo hace un usuario cliente (Ver punto 4 y 5)
9_ Subtareas
Lo líderes de unidades funcionales, tienen a su cargo miembros de equipo a los que les pueden asignar tareas específicas dependientes de las que crean los clientes. Cada tarea que ingresa en una unidad funcional le muestra al líder una opción “Crear subtarea” que le permite asignarle a alguien de su equipo la realización de la tarea original completa o una parte de ella. También puede asignarle a distintos miembros del equipo diferentes subtareas de una misma tarea, para sacar provecho de sus aptitudes o repartir la carga de la resolución de forma organizada.
10_ Etiquetado
En casos de tareas en las que es necesaria la participación de integrantes de diferentes unidades funcionales, para consultoría, propuestas o alternativas, o para poner al tanto simplemente, es posible etiquetar a un usuario para que reciba una notificación que le indique que lo solicitan en una tarea.
Para utilizarlo hay que ingresar a la tarea en cuestión y en el campo “Etiquetar Usuarios”, ingresar nombre y apellido del usuario que se quiere etiquetar. El campo es predictivo por lo que ingresando las primeras letras del nombre, trae como resultados los que coinciden con lo ingresado. Alternativamente, también muestra el listado de todos los usuarios internos que tiene registrados el sistema (no clientes).
11_ Pase de tareas
Cuando una unidad funcional completa lo que tiene asignado de una tarea, debe pasarla a la siguiente unidad para que continúe con la línea de producción. Las tareas tienen establecido un “camino” según el requerimiento que incluye. Por ejemplo la categoría flyer (que se genera automáticamente en el caso de carga de un evento) tiene el siguiente camino:
Ingreso > Corrección > Edición > UNTREF Media > Aprobación.
Para enviar la tarea de una unidad a otra, hay que estar dentro de la tarea y en la parte superior de la pantalla donde se ve la línea de producción, hacer click en la unidad funcional siguiente y elegir la opción “Enviar tarea”.
También es posible en casos donde la información o el requerimiento tiene un faltante o necesita algo adicional, enviar la tarea de vuelta hacia atrás en la línea de producción, haciendo el mismo proceso que el anterior, pero seleccionando a una unidad funcional previa.
Tanto al enviar hacia adelante o hacia atrás, el sistema permite agregar un comentario para que el líder de la otra unidad pueda comprender rápidamente el estado de la tarea.
12_ Notificaciones
Cuando sucede algo dentro de una tarea, quienes tienen relación directa con ella reciben una notificación en su panel de usuario. Las mismas se representan en la parte superior de la pantalla en el botón “Notificaciones”. A la derecha de la palabra hay un número que indica la cantidad de notificaciones sin leer que tiene el usuario.
Al hacer click en el botón, se redirige a la vista de notificaciones que se organiza en 3 pestañas. No leídas, leídas y archivadas (éstas últimas son las que el usuario decide dar por terminadas y pasa a un registro pero ya no las utiliza)
Los eventos que disparan notificaciones son: creación de tarea, cambio de estado, edición, etiquetado y pase de tarea. Lo mismo sucede con las subtareas a excepción del pase, que no es posible entre unidades.
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